Faktury, które wystawiają się bez pracy recepcji
Pacjent zaznacza podczas rezerwacji, że potrzebuje faktury i podaje swoje dane. Theraplo przekazuje je do zintegrowanego systemu fakturowego, a gotowy dokument może zostać automatycznie wystawiony i wysłany mailem.
Faktura nie powinna oznaczać kolejnego zadania dla recepcji
Przy ręcznej obsłudze faktur ktoś musi zebrać dane od pacjenta, znaleźć odpowiednią wizytę, wystawić dokument i jeszcze wysłać go mailem. Przy większej liczbie wizyt szybko robi się z tego powtarzalny proces administracyjny.
W Theraplo pacjent może przekazać dane do faktury już podczas zapisu, a dalsza obsługa dokumentu odbywa się automatycznie.
- Zebranie danych do faktury od pacjenta
- Ręczne wyszukanie odpowiedniej wizyty
- Wystawienie dokumentu
- Wysłanie faktury mailem
Theraplo może przejąć cały ten proces.
Jak działa automatyczne fakturowanie w Theraplo?
- 1
Pacjent zaznacza, że potrzebuje faktury
Podczas rezerwacji przez widget wybiera opcję „Potrzebuję faktury”.
- 2
Podaje dane do faktury
Dane potrzebne do wystawienia dokumentu są zbierane już na etapie rezerwacji.
- 3
Faktura zostaje wystawiona
Theraplo przekazuje dane do zintegrowanego systemu fakturowego i dokument może zostać utworzony automatycznie.
- 4
Pacjent otrzymuje fakturę mailem
Gotowy dokument może zostać wysłany bezpośrednio do pacjenta bez dodatkowej pracy recepcji.
Od danych pacjenta po gotową fakturę - w jednym procesie
Automatyczne wystawienie dokumentu to tylko część procesu. Theraplo pomaga też później odnaleźć, sprawdzić i uporządkować faktury.
Dane do faktury już przy rezerwacji
Pacjent podaje wymagane dane w momencie zapisu, zamiast przesyłać je później mailowo lub telefonicznie.
Automatyczne wystawienie faktury
Po przekazaniu danych dokument może zostać utworzony automatycznie w zintegrowanym systemie fakturowym.
Automatyczna wysyłka mailem
Gotowa faktura może trafić bezpośrednio na adres e-mail pacjenta.
Faktura powiązana z wizytą
W Theraplo możesz sprawdzić, której konkretnej wizyty dotyczy wystawiony dokument.
Ręczne wystawienie faktury
Jeżeli potrzebujesz utworzyć dokument samodzielnie, wybierz klienta i wystaw fakturę bezpośrednio z systemu.
Dane klienta uzupełniają się ponownie
Jeżeli klient wcześniej podawał dane do faktury, Theraplo może wykorzystać je przy kolejnym ręcznym wystawieniu dokumentu.
Widzisz dokument i wizytę, której dotyczy
W zakładce Faktury możesz sprawdzić utworzone dokumenty, powiązanych klientów oraz wizyty, których dotyczą. Bez szukania informacji w kilku systemach.
Dopasuj dane fakturowania do usługi i specjalisty
Dla konkretnej usługi możesz skonfigurować dane wykorzystywane przy wystawianiu faktury, również z uwzględnieniem specjalisty, który ją realizuje.
Połącz Theraplo z systemem fakturowym, którego używasz
Theraplo przekazuje dane potrzebne do wystawienia dokumentu do zintegrowanego systemu fakturowego.
Automatyzacja wtedy, kiedy jej potrzebujesz. Ręczne wystawienie, kiedy chcesz.
Nie każdy dokument musi powstać automatycznie. W zakładce Faktury możesz również samodzielnie utworzyć fakturę, wybierając odpowiedniego klienta.
Jeżeli klient wcześniej podawał dane do faktury, system może uzupełnić je ponownie, dzięki czemu nie musisz wpisywać wszystkiego od początku.
Ręczne wystawienie krok po kroku
- 1Wybierz klienta w zakładce Faktury
- 2Dane uzupełnią się automatycznie, jeśli klient podawał je wcześniej
- 3Wystaw fakturę bez wpisywania wszystkiego od nowa
Faktury łatwo znajdziesz i wyeksportujesz
Filtruj dokumenty m.in. po pracowniku i kliencie, a gdy potrzebujesz pracować na danych poza systemem, wyeksportuj zestawienie do Excela.
Filtr po pracowniku
Sprawdź faktury powiązane z wizytami konkretnego specjalisty.
Filtr po kliencie
Znajdź wszystkie dokumenty wystawione danemu pacjentowi.
Eksport do Excela
Wyeksportuj zestawienie faktur do dalszej pracy poza systemem.
Dla kogo jest ta funkcja?
Gabinet wystawiający faktury pacjentom
Gdy pacjenci regularnie potrzebują dokumentów po wizytach.
Mniej ręcznej obsługi faktur
Poradnia z recepcją
Gdy fakturowaniem zajmuje się zespół i potrzebuje jednego miejsca do sprawdzania dokumentów.
Mniej pytań i szukania danych
Placówka z dużą liczbą wizyt
Gdy ręczne wystawianie i wysyłanie dokumentów przestaje być skalowalne.
Proces, który działa również przy większej skali
Fakturowanie połączone z resztą Theraplo
Dane zaczynają się od rezerwacji i płatności, a kończą na gotowym dokumencie - bez przepisywania tych samych informacji pomiędzy systemami.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Czy pacjent może sam podać dane do faktury podczas rezerwacji?
Tak. W widgetcie rezerwacyjnym może zaznaczyć opcję „Potrzebuję faktury” i uzupełnić wymagane dane.
Czy faktura może zostać wystawiona automatycznie?
Tak. Po przekazaniu danych faktura może zostać automatycznie utworzona w zintegrowanym systemie fakturowym.
Czy faktura może zostać automatycznie wysłana pacjentowi?
Tak. Gotowy dokument może zostać wysłany na adres e-mail pacjenta.
Z jakimi systemami fakturowymi integruje się Theraplo?
Theraplo integruje się z Fakturownią, inFaktem i wFirmą.
Czy mogę wystawić fakturę ręcznie?
Tak. W zakładce Faktury możesz samodzielnie utworzyć dokument dla wybranego klienta.
Czy muszę ponownie wpisywać dane klienta przy kolejnej fakturze?
Jeżeli klient wcześniej podał dane do faktury, system może je ponownie wykorzystać przy ręcznym wystawianiu dokumentu.
Czy mogę sprawdzić, której wizyty dotyczy faktura?
Tak. W systemie można podejrzeć powiązanie dokumentu z odpowiednią wizytą.
Czy mogę wyeksportować faktury do Excela?
Tak. Zestawienie faktur można wyeksportować do pliku Excel.
Chcesz wystawiać faktury bez dokładania pracy recepcji?
Pacjent podaje dane podczas rezerwacji, a Theraplo pomaga przeprowadzić cały proces aż do wysłania gotowego dokumentu.