Uporządkowanie komunikacji, rozliczeń i procesów administracyjnych w Studio Terapii Łódź
Rozwijająca się praktyka psychoterapeutyczna potrzebowała większej kontroli nad komunikacją z pacjentami oraz procesami administracyjnymi i finansowymi. Theraplo dostarczyło elastyczny system operacyjny, który automatyzuje kluczowe procesy i rośnie razem z organizacją.
Profil klienta
Studio Terapii Łódź to rozwijająca się praktyka psychoterapeutyczna działająca w modelu zespołowym.
Praktyka prowadzona jest w wielu lokalizacjach, oferując zróżnicowane formy pracy z pacjentami. Wraz ze wzrostem skali działalności pojawiła się potrzeba większej kontroli nad komunikacją z pacjentami oraz nad procesami administracyjnymi i finansowymi.
Kluczowym wyzwaniem nie była sama obsługa kalendarza czy rezerwacji wizyt, ale zarządzanie powtarzalnymi procesami wokół wizyt - komunikacja, płatności, rozliczenia i ich precyzyjne dostosowanie do specyfiki pracy zespołu.
- Terapeutów
- 25+
- Lokalizacje
- 3
- Model działania
- Zespołowy
Wyzwania operacyjne
W miarę rozwoju praktyki, kluczowym problemem przestała być sama obsługa kalendarza czy rezerwacji wizyt. Największym wyzwaniem okazało się zarządzanie powtarzalnymi procesami wokół wizyt.
- Brak elastycznej konfiguracji komunikacji
Niemożność precyzyjnego zarządzania tym, kiedy i jak pacjenci otrzymują powiadomienia - bez rozróżnienia na kanały, kontekst czy typ wizyty.
- Ręczne reagowanie na nieopłacone wizyty
Konieczność manualnego kontaktowania się z pacjentami w sprawie zaległych płatności, co pochłaniało czas i powodowało opóźnienia.
- Rozproszone procesy rozliczeniowe
Czasochłonne fakturowanie wymagające ręcznego wprowadzania danych i prowadzenia dokumentacji w wielu miejscach.
- Ograniczone możliwości dostosowania
Brak możliwości dopasowania systemu do realnych potrzeb zespołu i specyfiki działania praktyki.
Dotychczas wykorzystywane rozwiązania nie pozwalały na wystarczającą automatyzację tych obszarów ani na ich precyzyjne dostosowanie do specyfiki pracy studia.
Cele wdrożenia
Celem wdrożenia Theraplo było stworzenie spójnego, elastycznego systemu operacyjnego.
Pełna kontrola nad komunikacją
Umożliwienie precyzyjnej konfiguracji komunikacji z pacjentami według kanałów, kontekstu i typu wiadomości.
Automatyzacja rozliczeń
Ograniczenie ręcznej obsługi płatności i rozliczeń poprzez inteligentną automatyzację procesów.
Zautomatyzowane procesy administracyjne
Automatyzacja powtarzalnych zadań związanych z obsługą wizyt i dokumentacji.
System rosnący z organizacją
Platforma możliwa do dalszego rozwoju wraz z rozwojem praktyki, bez ograniczeń technologicznych.
Zastosowane rozwiązania
Theraplo dostarczyło zestaw konfigurowalnych funkcji oraz dedykowane rozszerzenia, dostosowane do realnych potrzeb zespołu.
Konfigurowalna komunikacja z pacjentami
Pełna kontrola nad komunikacją - rozróżnienie kanałów (email, SMS), kontekstu wizyt (online/offline) i typu wiadomości (potwierdzenia, przypomnienia, informacje administracyjne).
Osiągnięte efekty:
- Precyzyjna segmentacja komunikatów
- Eliminacja niepotrzebnych powiadomień
- Lepsza organizacja kontaktu z pacjentami
Automatyczne przypomnienia o płatnościach
Zaawansowany system automatycznych przypomnień o nieopłaconych wizytach - od prewencji po eskalację. Punkt zwrotny w codziennej pracy operacyjnej studia.
Osiągnięte efekty:
- Znaczące ograniczenie ręcznego kontaktu ws. płatności
- Uporządkowany proces egzekwowania należności
- Redukcja obciążenia administracyjnego
Automatyczne rozliczenia i fakturowanie
Pełna automatyzacja procesów finansowych - od rozliczania wizyt, przez generowanie dokumentów, po spójność danych między wizytami a księgowością.
Osiągnięte efekty:
- Eliminacja ręcznego fakturowania
- Spójność danych finansowych
- Oszczędność czasu administracyjnego
Punkt zwrotny: automatyczne przypomnienia o płatnościach
Rozbudowa funkcjonalności pod realne potrzeby studia. System automatycznych przypomnień o nieopłaconych wizytach znacząco zmienił sposób obsługi płatności - ograniczył konieczność ręcznego kontaktu z pacjentami, uporządkował proces egzekwowania należności i zmniejszył obciążenie administracyjne zespołu.
Dla studia była to funkcjonalność, która w praktyce stała się punktem zwrotnym w codziennej pracy operacyjnej. Mechanizm ten nie tylko oszczędza czas, ale eliminuje niezręczne rozmowy o płatnościach i znacząco poprawia terminowość rozliczeń.
Efekty wdrożenia
Po wdrożeniu Theraplo, Studio Terapii Łódź zyskało spójny system operacyjny wspierający codzienną pracę zespołu.
- Uporządkowany proces komunikacji
- Przewidywalna i kontrolowana komunikacja z pacjentami, dostosowana do kontekstu i preferencji.
- Zautomatyzowane rozliczenia
- Znaczące ograniczenie ręcznej obsługi płatności i procesów księgowych.
- Spójny system administracyjny
- Centralne miejsce zarządzania wszystkimi procesami operacyjnymi praktyki.
- Elastyczność i rozwój
- System, który rośnie razem z praktyką, zamiast ograniczać jej rozwój.
System przestał pełnić rolę wyłącznie narzędzia do rezerwacji wizyt, a stał się centralnym elementem zarządzania procesami operacyjnymi studia.
“Theraplo dało nam pełną kontrolę nad komunikacją i płatnościami. Automatyczne przypomnienia o nieopłaconych wizytach to był game changer - oszczędzają nam ogromną ilość czasu i eliminują niezręczne rozmowy.”
Podsumowanie
Wdrożenie Theraplo w Studio Terapii Łódź pokazuje, jak istotne znaczenie ma elastyczność systemu w kontekście rosnącej praktyki terapeutycznej.
Kluczową wartością okazała się nie liczba funkcji, lecz możliwość ich dopasowania do realnych procesów organizacji.
To case study jest przykładem wdrożenia dla praktyk, które:
- Chcą uporządkować komunikację z pacjentami
- Szukają realnej automatyzacji rozliczeń
- Potrzebują systemu, który rośnie razem z nimi, zamiast ograniczać dalszy rozwój
Potrzebujesz elastycznego systemu dla rosnącej praktyki?
Theraplo to system, który dostosowuje się do Twoich procesów i rośnie razem z Twoją organizacją. Umów się na demo i dowiedz się, jak możemy usprawnić Twoją praktykę.