Usprawnienie pracy zespołu i automatyzacja procesów marketingowych w Centrum Psychoterapii Widoki
Warszawski ośrodek terapeutyczny pracujący w modelu zespołowym potrzebował usprawnienia pracy administracyjnej oraz uporządkowania procesów komunikacji i marketingu. Theraplo dostarczyło elastyczne rozwiązanie, które realnie wspiera rozwój organizacji.
Profil klienta
Centrum Psychoterapii Widoki to warszawski ośrodek terapeutyczny pracujący w modelu zespołowym, obejmującym wielu specjalistów i szeroki zakres usług.
Ośrodek zatrudnia zespół wykwalifikowanych specjalistów z różnych dziedzin - psychologów, psychoterapeutów, psychiatrów i seksuologów. Terapeuci pracują w wielu nurtach psychoterapeutycznych, w tym w podejściu psychodynamicznym, terapii systemowej, poznawczo-behawioralnej (CBT), integracyjnej, Gestalt oraz EMDR i psychotraumatologii.
Wraz z rozwojem organizacji kluczowe stało się usprawnienie pracy administracyjnej oraz uporządkowanie procesów komunikacji i marketingu.
- Specjalistów
- 40+
- Lokalizacje
- 4
- Model pracy
- Zespołowy
Punkt wyjścia: system wystarczający na start, ale niewystarczający do rozwoju
Przez dłuższy czas Centrum Widoki korzystało z systemu NaKiedy. Rozwiązanie to sprawdzało się na podstawowym poziomie, jednak wraz ze wzrostem zespołu i liczby pacjentów zaczęło ujawniać swoje ograniczenia.
Zespół rozważał również inne dostępne na rynku systemy, jednak brak elastyczności i możliwości realnego dopasowania do specyfiki ośrodka okazał się czynnikiem dyskwalifikującym.
Największe wyzwania
Kluczowe problemy, które wymagały rozwiązania w kontekście rosnącego ośrodka terapeutycznego.
- Nadmierne obciążenie administracji
Znaczna część czasu zespołu administracyjnego pochłaniana była przez ręczne procesy i koordynację pracy zespołu.
- Brak automatyzacji procesów marketingowych
Marketing oparty był na pojedynczych działaniach bez systemowej automatyzacji i analizy danych.
- Ograniczone możliwości reagowania
Brak narzędzi do proaktywnego identyfikowania pacjentów, którzy przestają kontynuować terapię.
- Brak spójnego procesu płatności online
Przyjmowanie płatności online wymagało dodatkowych narzędzi i było niespójne z identyfikacją wizualną ośrodka.
Cel wdrożenia
Celem wdrożenia Theraplo było stworzenie rozwiązania, które realnie wspiera rozwój organizacji.
Realne usprawnienie pracy zespołu
System wspierający całą organizację, a nie tylko funkcję kalendarza.
Odciążenie administracji
Zdjęcie z zespołu administracyjnego znacznej części ręcznych obowiązków.
Automatyzacja marketingu
Umożliwienie automatyzacji kluczowych procesów marketingowych.
Elastyczność i integracje
Zapewnienie elastyczności w płatnościach i integracjach z narzędziami zewnętrznymi.
Wdrożone rozwiązania
Po migracji do Theraplo wdrożono szereg rozwiązań dostosowanych do specyficznych potrzeb ośrodka.
Usprawnienie pracy administracyjnej i zespołowej
System dostosowano tak, aby ograniczyć ręczne działania administracyjne, uporządkować komunikację wokół wizyt i zapewnić spójny widok pracy całego zespołu.
Osiągnięte efekty:
- Znacząca redukcja ręcznych zadań administracyjnych
- Uporządkowana komunikacja wewnętrzna
- Przejrzysty widok pracy całego zespołu
Automatyzacja procesów marketingowych
Wdrożono automatyczną wysyłkę wiadomości po wizytach, mechanizmy identyfikujące pacjentów przerywających terapię oraz możliwość uporządkowanego reagowania na te sygnały.
Osiągnięte efekty:
- Marketing oparty na danych, nie intuicji
- Automatyczna identyfikacja pacjentów kończących terapię
- Uporządkowane procesy retencyjne
Dedykowana strona płatności
Przygotowano dedykowaną stronę płatności spójną z identyfikacją wizualną ośrodka, dopasowaną do jego procesów.
Osiągnięte efekty:
- Uproszczony proces opłacania wizyt
- Lepsze doświadczenie użytkownika
- Spójność z brandem ośrodka
Integracja z Google Ads i Pixel
Dedykowane połączenie z Google Ads i pixelami reklamowymi pozwoliło powiązać działania reklamowe z rzeczywistymi rezerwacjami.
Osiągnięte efekty:
- Powiązanie reklam z rzeczywistymi rezerwacjami
- Uporządkowane procesy analityczne
- Decyzje marketingowe oparte na danych
Proaktywność i szybkość reakcji zespołu Theraplo
W trakcie współpracy szczególnie istotna okazała się proaktywna postawa zespołu Theraplo oraz bardzo szybki czas reakcji na problemy operacyjne.
Przykład: Problemy z funkcjonowaniem systemu płatności Przelewy24
- Zaproponowano alternatywne rozwiązanie
- Przejście na PayU zrealizowano w bardzo krótkim czasie
- Zachowano ciągłość przyjmowania płatności bez przestoju
Efekt: Dla ośrodka była to realna wartość biznesowa, a nie tylko wsparcie techniczne "na papierze".
Efekt wdrożenia
Po wdrożeniu Theraplo Centrum Psychoterapii Widoki zyskało spójne rozwiązanie wspierające rozwój organizacji.
- Znaczące odciążenie administracji
- Administracja może skupić się na obsłudze pacjentów, zamiast na ręcznym "spinaniu" procesów.
- Usprawnienie współpracy zespołu
- Spójny system wspierający komunikację i koordynację pracy całego zespołu terapeutycznego.
- Zautomatyzowane procesy marketingowe
- Marketing przestał być zbiorem pojedynczych działań, a stał się procesem opartym na danych i automatyzacji.
- Elastyczny system rosnący z organizacją
- Platforma możliwa do rozwijania wraz z potrzebami rozwijającego się ośrodka.
Theraplo stało się nie tylko systemem rezerwacji, ale platformą wspierającą operacyjne i marketingowe funkcjonowanie ośrodka.
Podsumowanie
Case Centrum Psychoterapii Widoki pokazuje, że w rozwijających się ośrodkach kluczowa nie jest liczba funkcji, lecz:
- Elastyczność systemu
- Szybkość reakcji dostawcy
- Zdolność do realnego wspierania zespołu w codziennej pracy
To przykład wdrożenia dla organizacji, które oczekują od systemu czegoś więcej niż "kolejnego kalendarza online".
Theraplo wspiera nie tylko zarządzanie rezerwacjami, ale kompleksowo wspomaga rozwój całej organizacji - od automatyzacji procesów, przez marketing, po proaktywne wsparcie techniczne.
Szukasz systemu, który realnie wspiera rozwój?
Theraplo to więcej niż kalendarz online - to platforma, która rośnie razem z Twoją organizacją. Umów się na demo i zobacz, jak możemy wspierać Twój ośrodek.