Automatyzacja rozliczeń i przygotowanie modelu współpracy na skalowanie w klinice Atmaia
Holistyczna klinika terapeutyczna współpracująca z niezależnymi terapeutami potrzebowała systemu wspierającego nietypowy model biznesowy. Theraplo dostarczyło mechanikę split payment, pełną automatyzację rozliczeń i elastyczne narzędzia przygotowane na dalszy rozwój.
Profil organizacji
Atmaia to holistyczna klinika terapeutyczna działająca w kilku miastach, współpracująca z niezależnymi terapeutami prowadzącymi własną działalność gospodarczą.
Oprócz sesji terapeutycznych klinika organizuje również szkolenia, warsztaty oraz wydarzenia rozwojowe – zarówno stacjonarne, jak i online.
Taki model działalności wymagał niestandardowego podejścia do płatności, rozliczeń i obsługi operacyjnej, którego nie oferowały standardowe systemy dostępne na rynku.
- Sesji miesięcznie
- 1000+
- Miasta
- 5+
- Model współpracy
- B2B
Punkt wyjścia: model biznesowy, którego systemy nie potrafiły obsłużyć
Największym wyzwaniem Atmaia nie była rezerwacja wizyt, lecz sposób rozliczania współpracy z terapeutami.
W dotychczasowym modelu:
- płatności od pacjentów trafiały do ośrodka,
- terapeuci otrzymywali środki dopiero po ręcznych, zbiorczych rozliczeniach,
- administracja była obciążona comiesięcznym liczeniem wizyt, prowizji i przelewów.
Ten sposób działania:
- spowalniał przepływ środków do terapeutów,
- generował dużą liczbę operacji administracyjnych,
- utrudniał dalsze skalowanie działalności.
Dodatkowo gotowe systemy:
- nie pozwalały na elastyczne dopasowanie widgetu rezerwacyjnego,
- nie uwzględniały obsługi wydarzeń takich jak szkolenia i warsztaty,
- nie odpowiadały na specyficzne potrzeby operacyjne kliniki.
Kluczowe wyzwania
Model współpracy z niezależnymi terapeutami generował specyficzne problemy operacyjne i finansowe.
- Opóźnione płatności dla terapeutów
Płatności od pacjentów trafiały do ośrodka, a terapeuci otrzymywali środki dopiero po ręcznych, zbiorczych rozliczeniach. Spowalniało to przepływ środków.
- Obciążenie administracji
Comiesięczne liczenie wizyt, prowizji i przelewów generowało dużą liczbę operacji administracyjnych, utrudniając dalsze skalowanie.
- Ograniczenia gotowych systemów
Standardowe rozwiązania nie pozwalały na elastyczne dopasowanie widgetu rezerwacyjnego ani obsługę wydarzeń takich jak szkolenia i warsztaty.
- Model biznesowy bez wsparcia systemowego
Współpraca z niezależnymi terapeutami prowadzącymi własną działalność wymagała niestandardowego podejścia, którego nie oferowały gotowe systemy.
Cel wdrożenia
Celem współpracy z Theraplo było stworzenie rozwiązania wspierającego rzeczywisty model biznesowy Atmaia.
Wsparcie realnego modelu biznesowego
System dopasowany do faktycznego modelu współpracy, zamiast wymuszania kompromisów organizacyjnych.
Pełna automatyzacja rozliczeń
Całkowita automatyzacja rozliczeń pomiędzy terapeutami a ośrodkiem, bez ręcznych operacji.
Uproszczenie płatności
Prosty i wygodny proces płatności dla pacjentów oraz natychmiastowe rozliczenia dla terapeutów.
Przygotowanie na rozwój
System gotowy na dalszą skalę działalności kliniki i nowe inicjatywy biznesowe.
Zastosowane rozwiązania
Theraplo wdrożyło szereg dedykowanych rozwiązań dostosowanych do specyfiki działania Atmaia.
Mechanika podziału płatności (split payment)
Automatyczny podział płatności już na etapie przyjmowania opłaty od pacjenta. Płatność jest rozdzielana pomiędzy terapeutę i ośrodek, terapeuta otrzymuje swoją część natychmiast, a ośrodek automatycznie pobiera prowizję.
Osiągnięte efekty:
- Natychmiastowy przepływ środków do terapeutów
- Eliminacja zbiorczych rozliczeń wizyt
- Zmiana dynamiki współpracy z terapeutami
Automatyzacja rozliczeń i fakturowania
Pełna automatyzacja procesów rozliczeniowych uzupełniająca mechanikę split payment. System obsługuje fakturowanie bez ręcznej ingerencji i zapewnia spójność danych.
Osiągnięte efekty:
- Fakturowanie wizyt bez ręcznej ingerencji
- Spójność danych pomiędzy wizytami i dokumentami
- Eliminacja błędów z ręcznych operacji
Pełne dostosowanie widgetu rezerwacyjnego
Widget zaprojektowany zgodnie z identyfikacją wizualną kliniki, uwzględniający specyfikę pracy z wieloma terapeutami i różne typy usług.
Osiągnięte efekty:
- Spójność z identyfikacją wizualną
- Wsparcie dla wielu terapeutów
- Różne scenariusze rezerwacji
Moduł Szkolenia i Warsztaty
Proaktywnie wdrożone rozwiązanie umożliwiające publikację wydarzeń edukacyjnych, zapisy uczestników i spójne zarządzanie ofertą warsztatową.
Osiągnięte efekty:
- Publikacja wydarzeń edukacyjnych
- Zapisy przez dedykowany widget
- Spójne zarządzanie ofertą w jednym systemie
Proaktywność i rozwój funkcji wyprzedzający potrzeby
W trakcie współpracy zespół Theraplo wielokrotnie wykazywał się proaktywnością w identyfikowaniu potencjalnych usprawnień.
Przykład: Moduł Szkolenia i Warsztaty
Dedykowane rozwiązanie umożliwiające publikację wydarzeń edukacyjnych, zapisy uczestników przez dedykowany widget i spójne zarządzanie ofertą warsztatową w jednym systemie.
Efekt: Funkcja ta została wdrożona z inicjatywy zespołu Theraplo, zanim formalnie pojawiło się zapotrzebowanie ze strony klienta, co było dla Atmaia pozytywnym zaskoczeniem i realnym wsparciem dalszego rozwoju oferty.
Efekt wdrożenia
Dzięki wdrożeniu Theraplo Atmaia zyskała solidny fundament operacyjny wspierający dalszy rozwój.
- Zautomatyzowane procesy finansowe
- Kluczowe procesy finansowe i rozliczeniowe działają automatycznie, bez potrzeby ręcznej interwencji.
- Uproszczona współpraca z terapeutami
- Model współpracy oparty na natychmiastowych rozliczeniach i automatycznym podziale płatności.
- Odciążona administracja
- Zespół administracyjny uwolniony od czasochłonnych, ręcznych operacji rozliczeniowych.
- System przygotowany na rozwój
- Elastyczna platforma wspierająca zarówno bieżącą działalność, jak i nowe inicjatywy biznesowe.
System stał się fundamentem operacyjnym, który umożliwia dalszy rozwój bez konieczności przebudowy procesów przy każdym kolejnym etapie wzrostu.
Podsumowanie
Case Atmaia pokazuje, że w organizacjach o nietypowym modelu biznesowym kluczowe znaczenie ma:
- Elastyczność technologiczna
- Zrozumienie realnych procesów
- Proaktywne podejście do rozwoju systemu
Theraplo nie tylko dostosowało się do istniejącego modelu Atmaia, ale pomogło go uporządkować i przygotować na dalszą skalę działalności.
To przykład wdrożenia dla organizacji, które potrzebują partnera technologicznego rozumiejącego specyfikę ich modelu biznesowego i gotowego budować dedykowane rozwiązania zamiast wymuszać dostosowanie do sztywnych schematów.
Masz nietypowy model biznesowy?
Theraplo może stworzyć dedykowane rozwiązanie dopasowane do Twojego modelu współpracy. Nie ma problemu, którego nie da się rozwiązać - od systemów płatności, przez automatyzację rozliczeń, po customizowane narzędzia operacyjne.