Jak zacząć współpracę z Theraplo?

Proces wdrożenia rozpoczynamy od przekazania niezbędnych dokumentów formalnych:

• Umowy współpracy
• Porozumienia o zachowaniu poufności (NDA)

Po zapoznaniu się z dokumentacją i jej akceptacji, przesyłamy umowę do podpisu elektronicznego.

⏱ Ten etap zazwyczaj zajmuje do 2 dni roboczych.

Po podpisaniu umowy wspólnie ustalamy konkretny termin uruchomienia systemu Theraplo w Państwa placówce.

• Termin dopasowujemy do wewnętrznych procesów i gotowości zespołu
• Rekomendujemy rozpoczęcie na początku miesiąca (ze względu na raportowanie i kalendarze), choć nie jest to wymagane

⏱ Ten etap zazwyczaj zajmuje do 1–2 dni roboczych.

W celu konfiguracji systemu przekazujemy przygotowane szablony Excel, które należy uzupełnić podstawowymi danymi dotyczącymi placówki.

• Lista terapeutów (imię, nazwisko, adres e-mail itd.)
• Lista klientów (jeśli mają zostać zaimportowani)
• Grafiki pracy i dostępność poszczególnych specjalistów
• Lista usług i obowiązujących stawek

Na podstawie tych danych skonfigurujemy konta użytkowników oraz przygotujemy wstępną wersję systemu dostosowaną do struktury organizacyjnej placówki.

📋 Pobierz szablon do importu danych

⏱ Przygotowanie danych zwykle zajmuje 2–5 dni roboczych, w zależności od stopnia uporządkowania informacji w placówce.

Po otrzymaniu uzupełnionych plików od placówki zespół Theraplo przystępuje do procesu importu danych do systemu.

• Wgrywamy dane do systemu zgodnie z przekazanymi szablonami
• Tworzymy i konfigurujemy konta użytkowników w oparciu o dostarczone dane

Po zakończeniu importu placówka otrzymuje dostęp do wstępnie skonfigurowanego panelu z zaimportowanymi danymi.

⏱ Import danych i konfiguracja systemu zajmują zazwyczaj 2–3 dni robocze.

Na tym etapie pomagamy zintegrować Theraplo z innymi narzędziami i usługami wykorzystywanymi w placówce. Integracje te ułatwiają codzienną pracę oraz automatyzują wybrane procesy.

• Konfigurujemy połączenie z platformami płatniczymi (np. Przelewy24) w celu obsługi płatności online
• W razie potrzeby wspólnie identyfikujemy i wdrażamy integracje z innymi systemami wykorzystywanymi przez placówkę (np. księgowość, CRM, ERP)

⏱ W zależności od rodzaju integracji, ten etap zajmuje zwykle 0–3 dni robocze.

Po zakończeniu importu danych przechodzimy do kompleksowej konfiguracji systemu, dostosowanej do struktury i potrzeb placówki. Celem tego etapu jest zapewnienie, że system działa zgodnie z wewnętrznymi zasadami organizacji.

• Ustawiamy podstawowe parametry: godziny pracy, lokalizacje, zasady rezerwacji i dostępność
• Konfigurujemy usługi, cennik oraz formy i zasady płatności
• Określamy, co poszczególni użytkownicy (np. terapeuci, rejestracja) mogą widzieć i edytować w systemie
• Definiujemy harmonogram i treść powiadomień SMS/e-mail — kiedy i jakie wiadomości mają być wysyłane do pacjentów (np. przypomnienia, potwierdzenia, anulacje)
• Testujemy działanie kluczowych funkcjonalności przed uruchomieniem

⚙️ Konfiguracja systemu trwa zazwyczaj 1–2 dni robocze, w zależności od stopnia złożoności struktury placówki.

Aby umożliwić pacjentom samodzielne umawianie wizyt przez stronę internetową, należy zintegrować system Theraplo z witryną placówki za pomocą dedykowanego widgetu rejestracyjnego.

• Możemy współpracować bezpośrednio z osobą techniczną (np. działem IT lub wykonawcą strony)
• Alternatywnie — integracji można dokonać samodzielnie, korzystając z naszej instrukcji:
  
  👉 Instrukcja integracji widgetu

⏱ W zależności od liczby miejsc, w których widget ma być osadzony (np. strona główna, podstrony terapeutów), proces integracji zajmuje zazwyczaj 1–2 dni robocze.

Przed oficjalnym startem systemu organizujemy szkolenia, które przygotują zespół do codziennej pracy z Theraplo.

• Szkolenie administracyjne dla rejestracji i koordynatorów — ok. 1,5–2 godziny
• 2–3 krótkie spotkania online z terapeutami (w małych grupach) — każde trwa 15–30 minut

⏱ Cały proces szkoleniowy trwa zazwyczaj 2–4 dni robocze.

Po zakończeniu konfiguracji oraz przeszkoleniu zespołu, oficjalnie uruchamiamy system w Państwa placówce.

• System zostaje aktywowany dla całego zespołu
• Pacjenci mogą od tego momentu zapisywać się na wizyty online i telefonicznie
• W pierwszych tygodniach zapewniamy bieżące wsparcie techniczne oraz pomoc w adaptacji

🚀 Start systemu następuje zazwyczaj w kolejnym tygodniu po zakończeniu szkoleń.

Skontaktuj się z nami – chętnie przeprowadzimy Cię przez pierwsze kroki!